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小印章含大知识——和你谈谈企业印章管理
发布:2017年02月07日  浏览:2459次

【编辑:喻伟东律师】

 

本文为

《小印章含大知识——和你谈谈企业印章管理》的上篇,下篇内容请参阅明日推送。


Abstract  


内  容  摘  要

企业印章作为企业身份和权利的证明,是企业在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,它的使用、管理规范与否甚至关乎企业的生存与发展。

本文从企业内部管理制度出发,以企业印章管理为视角,就印章使用的相关问题进行阐述,以期为规范企业管理,减少债务风险提供参考。


关键词:中小企业;印章管理;风险防范


一、企业印章的概念及分类


(一)企业印章的概念

 

《印章治安管理办法(草案)》第三条规定:

“本办法所称印章指公章和具有法律效力的个人名章。

本办法所称公章是指国家权力、党政机关、司法、参政议事、军队、武警、民主党派、工会、共青团、妇联等机关、团体,企业事业单位,民政部门登记的民间组织,居(村)民委员会和各议事协调机构及非常设机构的法定名称章和冠以法定名称的合同、财务、税务、发票等业务专用章。

本办法所称具有法律效力的个人名章是指国家权力、党政、司法、参政议事、军队、武警、民主党派、工会、共青团、妇联等机关、团体,企业事业单位,民政部门登记的民间组织,居(村)民委员会和各议事协调机构及非常设机构的法定代表人及其财务部门负责人的名章。”

 

《浙江省印章刻制治安管理办法》第三条规定:

“本办法所称公章,是指国家机关、社会团体、企业事业单位、民办非企业单位、基金会或者其他组织及其内设机构、派出机构、议事协调机构、非常设机构和个体工商户、村(居)民委员会(以下统称单位或者机构)的规范名称章,以及冠以规范名称的合同、财务、税务、发票、审验等专用章。”

本文所指的企业印章包括公章、各类业务专用章及法定代表人章。



(二)企业印章的分类

根据使用的用途不同,常见的企业印章一般可分为以下几类:

1.公章,此处的“公章”仅指企业的规范名称章,用于处理企业各类内外事务,除法律有特殊规定外(如发票需盖发票专用章),均可代表企业意志。


2. 财务专用章,主要用于企业内部及对外的现金、银行收付业务。


3. 合同专用章,用于企业对外签订合同,可以在签约范围内代表企业,企业需承受由此导致的权利义务。


4. 法定代表人章,法定代表人个人印鉴,俗称私章,用于签发支票、从企业帐户支取现金等。


5. 发票专用章,按税务机关规定刻制的印章,印章印模里含有其企业名称、发票专用章字样、税务登记号,在领购或开具发票时使用。


6. 其他印章,企业自行刻制的其他业务章,如各级职能部门公章等,主要是在企业内部使用,一般不具有对外效力。

需要说明的是,随着电子商务和电子政务的进一步发展,电子签章开始广泛使用,《中华人民共和国电子签名法》的出台,正式确认了电子签章的效力。但电子签章并不是实体印章的图像化,其本质上是一种数学运算,仅是以一种可视化的形式存在于电子文档之上。通俗来说,电子签章就是一个能够识别出具体盖章人的电子数据密钥,故不作为单独分类进行讨论。


二、企业印章管理不当的情形


(一)企业印章被滥用

  1. 印章外借他人使用。

    一是内部人员借用印章。部分企业为方便业务人员外出开展业务往往允许其将企业印章外借。在印章外借的过程中,因缺乏对印章的有效监管,业务人员可能为牟取不正当利益而私自加盖印章,给企业带来法律风险。

    二是外部人员借用印章。此情形常见于建设工程、装饰装潢、专业设备制造等有门槛要求的领域,因当事人需具备一定资质才能对外发生业务。相关企业在收取管理费、分成费等利益的诱惑下,常会向第三方出借印章,也因此带来了潜在的法律风险。


  2. 在空白先容信或合同上盖章。

    部分企业虽然不允许印章外借,但允许工作人员在空白先容信、空白纸张或合同上用印,还有的企业为了进行产品推销,将合同条款预先制定成订单合同,仅将产品数量一项空置,加盖印章后将定单合同广为寄送。这类行为均存在较高的风险。


  3. 使用多枚印章。

    同样是出于“方便使用”考虑,部分企业刻制多枚合同专用章分发给业务员保管,供其在外洽谈业务时使用,尽管国家相关规定允许单位在用阿拉伯数字进行区别的前提下,可以刻制多枚合同专用章。但实践中,往往由于业务员人员流动性较大,在离职后未必都能进行印章交接,印章丢失的事情也不鲜见,进一步加大了企业的法律风险。


  4. 单方加盖印章。

    实践中,由于双方签约时间无法协调等原因,会出现一方在书面合同上签章后邮寄至对方处等待盖章的情形,事后因交易条件变化或未得到对方法定代表人同意,最终未在合同上盖章,而寄送的合同迟迟不能取回,企业陷入进退两难的窘境。


(二)企业印章被盗、私刻、私盖或丢失


1.印章被盗。企业印章被盗这种情况一般表现为行为人采用非法手段秘密盗窃、盗用印章,与他人签订合同。


2. 私刻印章。企业工作人员或非企业工作人员通过私刻印章的方式,从事对外签订合同等经济犯罪活动。


3. 私盖印章。企业印章管理人未经单位授权,私自加盖企业印章。


4. 印章丢失。如果企业在印章丢失后不及时向公安机关报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,一旦行为人利用拾得的印章对外签订合同,将给企业极大风险。

出现上述情形后,合同相对人通常会认为,企业公章的使用对外足以产生代表企业的法律效力,从而要求企业承担相应的法律责任。


(三)企业印章被错用


  1. 不同类型的印章被混用。例如将部门印章用于对外签订合同,在对账单上加盖发票专用章或在劳动合同上加盖财务专用章等。

  2.  加盖分企业印章。部分企业在以总企业名义签订的合同上加盖分企业的印章,一旦在履约时出现纠纷,双方往往对合同的效力产生争议。


(四)企业印章未及时收回、销毁


  1. 个别企业在下属单位、部门及项目部被撤销、关闭后,或在合并、分立等重大事项期间,由于管理权的更迭与人员的重大变化,没有及时收回和销毁相关印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

  2. 未向解聘人员收回印章。部分企业在解聘原保管相应企业印章的员工时未及时收回印章,或者因存在劳资纠纷等原因,该工作人员拒不交还印章,不仅妨害企业的正常运行,也会存在其他不可预测的风险。


(五)未建立印章使用台账


部分企业内部用章流程不规范,未建立成文的审批流程,相关人员用章时仅作口头申请,使用后亦不保留记录,事后根本无法追溯。个别单位虽规定了用印流程,但程序过于简单,用章申请没有固定格式,对于用章用途等具体内容没有涉及,且事后也没有统一归档,一旦发生问题同样无法追溯。 


(六)企业印章刻制不规范


部分企业刻制印章不在公安机关指定的单位进行,随意找一家单位刻制,刻完就用,亦不会在公安机关备案,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

三、印章管理不当典型情形的效力分析

(一)印章外借他人使用的效力

 

《中华人民共和国合同法》第三十二条的规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”

 

最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条规定:“个人借用单位的业务先容信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书,以出借单位名义签订经济合同,骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动,给对方造成经济损失构成犯罪的,除依法追究借用人的刑事责任外,出借业务先容信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位,依法应当承担赔偿责任。但是,有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为,仍与之签订合同的除外。”

据此,若企业自愿将印章外借他人使用,应视为授权他人使用企业印章,该印章所产生的权利义务关系应由该企业承担。

(二)出借加盖企业印章的空白先容信或合同的效力

诚如前述,依据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条规定,企业出借盖有其印章的业务先容信及空白合同书,应当承担相应的权利义务关系。

(三)使用多枚印章的效力

如企业在对外业务中存在使用多枚印章的情况,一旦涉及诉讼,一般会对相关印章进行鉴定,但即使被鉴定为非同一枚章,如该企业在日常经营、年检等活动中确实经常使用非备案章,而合同相对人有理由相信行为人有权代表企业签署合同的,可被认定为构成表见代理。企业使用多枚印章属于其内部印章管理问题,不影响表见代理的认定。

(四)使用被盗、私刻企业印章的效力

1.使用被盗印章的效力。

最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第一款规定:

“行为人盗窃、盗用单位的公章、业务先容信、盖有公章的空白合同书,或者私刻单位的公章签订经济合同、骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动构成犯罪的,单位对行为人该犯罪行为所造成的经济损失不承担民事责任。”

如果经公安机关查证,行为人使用的是盗窃、盗用企业的公章,可认定不代表单位意思,企业无需对此负责。

2.使用私刻印章的效力。

诚如前述,一般情况下,如查实属于私刻行为,企业不承担民事责任。

但需要注意的是有判例表明,有的法院认为前述条款之规定,针对的犯罪主体为单位以外的个人,而非本单位工作人员。如果行为人是单位内部员工,则应适用《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条第二款之规定,即:

“行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务先容信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为,单位有明显过错,且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的,单位对该犯罪行为所造成的经济损失,依法应当承担赔偿责任”

认定相关法律责任,即如果单位存在明显过错,且与被害人的经济损失有因果关系,那就要承担相应的赔偿责任。而对于过错的认定,一般则需要从企业内部规章制度、用人管理、监管力度等完善与否来进行综合考量。


(五)私盖企业印章的效力

企业对印章管理人员未经单位授权私自加盖印章的行为,应当承担民事责任。但如果存在以下情形的,企业一般可以免责:一是相对人与盖章人恶意串通,损害企业利益;二是相对人没有认真审查企业盖章行为,疏于对自己权利的保护,应当知道或能够知道盖章人未经授权。

(六)使用遗失印章的效力

企业在发现印章遗失后需及时向公安机关报案,并且持报案证明及营业执照等其他相关资料在特定报纸做登报声明。如果行为人在企业正式登报之前利用拾得的印章对外签订合同,一般而言,法院会倾向于认为作为合同相对人有理由相信该盖章行为属于企业行为,从而认定该类合同有效。如果行为人是在企业作登报说明以后利用印章擅自签订合同,法院推定合同相对人应当知道印章无效,由于不符合表见代理的条件,一般认定为行为人的个人行为。

(七)企业印章混用的效力

企业公章适用范围最为广泛,一般加盖了公章的文书均能代表企业行为,但在某些特殊情况下不能使用。例如《中华人民共和国发票管理办法》第二十三条规定:“开具发票应当按照规定的时限、顺序,逐栏、全部联次一次性如实开具,并加盖单位财务印章或者发票专用章。”同样,《中华人民共和国发票管理办法实施细则》第三十五条也规定:“单位和个人在开具发票时,必须做到按号码顺序填开,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次复写、打印,内容完全一致,并在发票联和抵扣联加盖单位财务印章或者发票专用章。”

而财务专用章、合同专用章、发票专用章及法定代表人章均有其独特作用,在使用时应当加以区别,否则效力存在一定的不确定性。其中,较为多见的是在对外签订合同时,盖的不是公章或合同专用章,而是财务专用章等其他印章。此时,个人认为,企业并不能因此当然免除合同义务与责任,如有法定代表人、有权代理人签字或存在混用各类专用章的惯例等情形的,可以认定合同成立。

关于部门印章的效力问题,一直以来争议较大,大概可分为表见代理说,无权代理说,以及越权代理说等等。

表见代理说认为,部门属于企业的内部职能机构,只要是部门对外的真实意思表示,而对方有理由相信部门的意思就是代表企业,那么部门印章的行为就构成典型的表见代理;

无权代理说认为,只有依法成立的法人才有民事行为能力,但部门不是法人更无民事行为能力,所以其所做的印章行为应当属于无权代理,当然不能产生法律效力;

越权代理说认为,部门属于企业内部的一般业务机构,其只能在应有的业务范围内作出意思表示,才能发生法律效力,但是如果越权并导致使用部门印章错误,则应当属于越权代理,未经企业的追认,其印章的行为当然自始无效。

至于其他企业内部印章,如档案章、资料章等,主要在企业内部使用,一般不能对外使用,如果加盖在对外的法律文书上,在未经企业追认的情况下,不能发生相应的法律效力。

 (八)加盖分企业印章的效力

根据《中华人民共和国企业法》第十四条规定,企业可以设立分企业。设立分企业,应当向企业登记机关申请登记,领取营业执照。此处讨论的加盖分企业印章的情形是指以总企业名义对外签订的合同但加盖的是分企业的印章,对于此类行为的效力,个人认为尚不能一概而论,需要结合具体案情进行分析,例如是否有总企业法定代表人签字、实际履行对象、经办人员等,若经综合认定系总企业的真实意思表示,后果直接由总企业承担。

(九)使用变更前的企业印章的效力

有案例表明,部分法院认为,企业使用其更名前的名称以及更名前的企业印章签订合同,虽违反了《企业登记管理条例》关于更名企业名称和印章使用的相关规定,但究其实质,由于更名前与更名后的企业实属同一主体,不应因当事人使用印章及名称上具有表面瑕疵而否认所签订协议的效力。

四、应对措施

 对于如何使用企业印章从而降低法律风险这一问题,有些企业试图加重相对方的注意义务从而规避自己的风险,但从我国现行有效的法律法规来分析,这样做很难得到司法机关的支撑。

个人认为应当将重点放在内部控制与管理制度上,通过健全各项管理制度、培训制度以及用人制度,制定完善的奖惩制度,加大内部员工违规的成本,以严格规范各种使用企业印章的行为。  

(一)规范刻制印章,做好启用留存

需要刻制公章的企业,应当将企业设立的批准文件、登记证书和要求刻制公章的证明,以及载明其他相关内容的材料,报所在地县级以上公安机关,经公安机关核实后,去指定的经营单位刻制。

根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十二条及第二十三条的规定,国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制。故一般企业各种业务印章,在依法履行相应的法定程序及审批手续后,即经企业领导批准,并到当地公安机关指定的刻章单位刻制的前提下,此类业务印章的使用即具有合法性,亦将发生相应的法律效力,相关法律未对备案进行强制性要求。当然,如果工商部门、公安机关允许企业将其他专用印章备案的,企业最好予以备案,有利于日后辨别印章的真伪。

新印章要做好戳记,并统一在企业行政管理部门留样保存,以便备查。新印章启用前应由企业行政管理部门下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围等。

(二)确立专人保管制度

企业应当制定具体的岗位职责制度,明确印章由专人保管,并且按照职责分工由不同人员分别保管各类印章,一般由行政人员保管为妥,避免与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一。印章存放要求采取必要的安全措施,每次用毕,马上放归原处。

(三)明确印章使用流程

依据不同的印章确定不同的使用流程,印章保管人员无权私自用印,但凡需要用章必须提出用章申请,然后依据审批权限逐级审批,经批准后方可使用印章,并做用印登记,最后将资料归档。一般情况下禁止印章外带或在空白先容信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖印章。如确有需要进行上述操作的,应当经法定代表人特批同意,并可指定其他人员随同监督。如有可能,尽量与交易对方进行沟通核实。在前述情况下,企业还可考虑与实际用章人签订印章特殊使用协议,明确具体风险,约定法律责任,提高其违法成本。

(四)及时收缴印章

企业下属单位、部门及项目部被撤销、关闭后,或企业发生合并、分立等重大事项,及原印章保管人员离职后,企业应当指定人员收缴相关印章及用印记录。对于不再使用的印章应按规定进行销毁。如果属于重大变动事项的,企业还应当通过当地有影响力的报纸或网站披露相关情况,并告知利害关系人。

(五)建立统一的印章使用台账

印章使用台账应当尽可能涵盖印章管理的各个环节,至少应包括印章刻制登记、印章保管登记、日常使用登记、印章外借申请登记、印章管理移交登记、停用印章收回登记等。

其中,重点工作在于日常使用的登记与更新。使用印章首先填写统一制式的《印章使用申请表》,明确使用人、用途、印章名称等关键信息,再由相应的企业领导逐级审批,获批准后进行印章使用登记,由印章保管人员或行政人员就用印内容、用印次数等信息进行审核,之后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,最后将前述相关资料归档。

此外,企业领导应建立印章使用检查制度,定期或不定期对印章使用台账进行检查,发现问题及时采取相应措施。

(六)强化风险防范意识

重点是对印章管理人员进行法律培训,规范使用各类印章,通过教育使其充分认识印章管理的重要性。同时,与印章管理人员签订岗位风险协议书,明确因管理不当需要承担的法律责任。此外,企业还应重视对包括实际用章人在内的其他员工进行法律意识的培养,如果发生合同相对人未及时在企业已单方盖章的合用上盖章时,实际用章人有义务通知企业法务部门或者向企业领导汇报,及时采取应对措施,消除法律风险。

(七)谨慎处理突发状况

一旦发现本企业印章被仿冒时,首先,相关人员要马上将情况向企业领导进行汇报,安排企业法务部门或者法律顾问及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;其次,在相关报纸上发布澄清声明,及时知会潜在客户;最后,通知仿冒合同的相对人,陈述相关事实,解除相关合同,若无法达成一致的,要尽快通过法律途径解决,尽量减少企业损失。

如发生印章遗失,必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在所在地设区的市以上公开发行的报纸上声明原印章作废,之后按照法定程序重新刻制印章。

(本文完)


参考书目

1、(论文):陈斌,《电子签章的安全机制研究及应用实践》,《上海交通大学:计算机技术》,2013年。

2、(论文):谭杰,《基于PKI/CA体系的电子签章系统研究与实现》,《南昌大学:计算机App与理论》,2013年。

3、(论文):徐婉琤、房芳芳,《企业印章法律问题研究》,《经济与法》,2013年12月下,总第303期。

4、(论文):王仰光,《企业印章使用规范问题研究》,《南华大学学报(社会科学版)》,第16卷第4期,2015年8月。

5、《合同签字盖章法律效力裁判观点汇总》,http://www.360doc.com/content/14/1230/05/14158396_436770257.shtml。

6、《企业印章管理及法律风险防范》,http://blog.sina.com.cn/s/blog_5dc8fa860102v9dv.html。

7、《企业公章和内部印章效力等法律问题的探讨》,http://www.cnlaw.net/html/2988.html。


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